Archivische Schutzfristen

Schutzfristen sind kein Spezifikum des EAF, sondern in allen Archiven zu finden – mit unterschiedlichen Längen und manchmal unter der eher pejorativ besetzten Bezeichnung „Sperrfristen“. Das jeweils geltende Archivgesetz oder die Benutzungsordnung der Einrichtung geben darüber Auskunft. Die festgelegten Zeiträume dienen nicht dazu, die Akteneinsicht zu verhindern, sondern geben eine Mindestdauer vor, die es vor der Einsichtnahme abzuwarten gilt. Im EAF kommt die Katholische Archivordnung (KAO) zur Anwendung, für das Landesarchiv Baden-Württemberg beispielsweise sind die Bestimmungen im Landesarchivgesetz maßgebend.

 

 

Beide normativen Texte formulieren in nachfolgenden Abschnitten die Möglichkeit, eine Verkürzung der geltenden Fristen zu beantragen. Nach der eingehenden Prüfung des Anliegens kann ein Archiv der vorgezogenen Einsichtnahme von (eigentlich noch gesperrten) Unterlagen zustimmen. Zum Kompromiss kann außerdem gehören, dass sich Nutzende schriftlich dazu verpflichten, personenbezogene Daten in der weiteren Verwendung oder in einer Publikation zu anonymisieren. Auf diese Weise kann eine Auswertung der Daten sowie inhaltliche Bearbeitung geleistet werden, während gleichzeitig die schutzwürdigen Belange betroffener Personen berücksichtigt werden. 

 

Die allgemeine Schutzfrist gibt den Archivmitarbeitenden einen zeitlichen Puffer, damit sie die Unterlagen überhaupt erst sichten und erschließen können. Es vergehen meist mehrere Jahre, bevor ein beendeter Vorgang seinen Weg aus dem Büro oder dem Dokumentenmanagementsystem hinaus- und in das Archiv hineinfindet. Die Bearbeitung selbst dauert ebenfalls lange, bindet personelle Ressourcen und macht nur einen Teil des Alltagsgeschäfts im Archiv aus. Über die Länge von 40 Jahren kann man sich gerne streiten, jedoch nicht über den pragmatischen Nutzen der Frist. 

 

Korrespondenz in Nachlässen kann mitunter sensible Informationen erhalten. Längere Schutzfristen sind daher vertretbar und auch ein prüfender Blick vor der Bereitstellung ist geboten. Ein simples fiktives Beispiel: ein renommierter Theologe rät in einem Brief an einen hohen Geistlichen dringend von der Berufung eines bestimmten Kollegen ab, lässt bei seiner Meinungsäußerung sämtliche Euphemismen weg und empfiehlt eine aus seiner Sicht geeignete Person. 

Ein anderes Beispiel: eine Frau aus einer Kleinstadt wendet sich in der Nachkriegszeit an den Erzbischof, bittet um Unterstützung wegen der Gefangenschaft ihres Ehemannes und schildert ihr Schicksal der letzten Jahre (unter anderem erwähnt sie eine Vergewaltigung). Vor dem Hintergrund, dass die Frau das Schreiben mit ihrem Klarnamen verfasst hat und eine Familie in einem kleinen Ort einfach ausgemacht werden kann, dürfte ersichtlich sein, dass hier ein sorgsamer Umgang mehr als angebracht wäre. 

 

Daten aus Kirchenbüchern: hierbei handelt es sich um personenbezogene Daten von Privatpersonen, denen ein besonderer Schutz und ausgesprochen lange Schutzfristen zukommen. In den Kirchenbüchern dokumentieren Pfarrer die kirchlichen Amtshandlungen, die sie durchgeführt haben: Taufen, Trauungen, Beerdigungen. Bei den Taufen sieht die KAO, sofern das Todesjahr dem Archiv nicht bekannt ist, mit 120 Jahren die längste Schutzfrist vor. Erstellt man gerade einen Stammbaum und möchte zur Vervollständigung die Geschwister der Urgroßeltern (also der Nebenlinien) ermitteln, dann stören solche Fristen und man ruft vielleicht verärgert aus: wen interessiert denn, dass das erste Kind 1912 ‚unehelich‘ geboren wurde, die sind doch schon längst alle verstorben! Vielleicht ist die Person im Alter von 83 Jahren verstorben, also 1995 – was wiederum nicht so lange her ist. Und vielleicht wirkt sich die Information doch sehr stark auf die Familie aus, denn auf einmal fragt sich ein Teil der Verwandtschaft, ob denn der spätere Ehemann auch der biologische Vater dieses Kindes war. 

 

Die archivischen Schutzfristen dienen dazu, die Privatsphäre der in den Unterlagen genannten Personen zu schützen und den Zugang zu den Informationen durch eine sorgsame Prüfung zu steuern. Mit dem Tod einer Person sollten nicht ‚einfach so‘ alle Daten offengelegt werden. Vielleicht konnten die beschriebenen Fälle, die in ähnlicher Weise aus verschiedenen Archivalien hervorgehen, etwas mehr Verständnis für das Konzept erzeugen.

 

 

Sarah Mammola