Gemeinsame Notfallübung der Freiburger Archive

Am 8. April fanden sich circa 40 Archivmitarbeitende aus den – seit dem heutigen Tag – sechs Mitgliedern auf dem Hof des Militärarchivs ein. Nach einer Begrüßung und grundsätzlichen Erklärungen sollte die Notfallübung beginnen. Folgendes Szenario galt es sich zu vergegenwärtigen: Gründonnerstag in einer fernen Zukunft. Es regnet seit Stunden ununterbrochen. Eine heftige Sturmböe reißt einen Teil des Daches ab, sodass das Wasser direkt in einen darunter liegenden Magazinraum hineinfließt. Es gibt einen Funkenflug an der im Raum installierten Klimaanlage. Ein Brand entsteht und die Feuerwehr wird benachrichtigt. Sie löscht das Feuer, gibt das Gebäude zur Betretung frei und rückt ab. Mittlerweile ist es 19.57 Uhr, in wenigen Minuten schließen die örtlichen Baumärkte für das bevorstehende Osterfest. Die Archivleitung der betroffenen Einrichtung ist vor Ort und verständigt den Notfallverbund, der mit Material und helfenden Händen anrückt. Die Rettung des Kulturguts beginnt.

 

Nach einer Besprechung und einem Überblick über die Situation legten alle ihre Schutzkleidung an. Anschließend wurden vier Gruppen gebildet und auf vier Stationen verteilt: (1) Bergung, (2) Dokumentation, (3) Reinigung und (4) Verpackung. Nach etwa 30 Minuten ging jede Gruppe eine Station weiter, sodass alle am Ende des Tages die vier Punkte durchlaufen hatten. Im Laufe des 5-stündigen Probenotfalls wurde vor allem Wissen über die wichtigsten Handgriffe vermittelt, Abläufe geübt und sich über die unterschiedlichen Voraussetzungen der verschiedenen Institutionen ausgetauscht. Im Ernstfall ist es wichtig, dass jede Einzelperson schnell, professionell und zielgerichtet handeln kann.

 

 

Bei der Bergung war das Ziel, das Schriftgut vom Fundort in die Transportboxen zu befördern. Es gab nasse, feuchte, verschmutzte und beschädigte Stücke - an lose Fotos, CDs und VHS Kassetten wurde ebenfalls bei der Vorbereitung dieser Station gedacht, damit eine Breite von Materialien vertreten ist. Das Militärarchiv hat selbstverständlich keine echten Archivalien genutzt, sondern sogenannte Kassanda - also zu entsorgendes Schriftgut, das als 'nicht archivwürdig' bewertet wurde.

Bei der Dokumentation kommen die eben befüllten Boxen an, werden geleert und genauer durchgesehen. Viele durchnässten Kartonagen mit Informationen zum Bestand oder Signaturen sind unter Umständen bei der Bergung bereits entfernt worden. Bei den Akten und Ordnern geht es im nun darum, die grundlegenden Informationen zu dem, was man gerade in seinen Händen hält, aufzuschreiben, damit später eine Zuordnung möglich ist. Die Sonderformate (CDs, DVDs, Karten) werden in Boxen separiert. Diese Trennung wird deshalb vorgenommen, weil das Papier in den nächsten Schritten gereinigt und eingestretcht wird, um schließlich in die Gefriertrocknung transportiert zu werden. Diese Schritte fallen beim Audio- und Videomaterial anders aus.

 

 

Die Reinigung betrifft schmutzig gewordenes Schriftgut. Es wird von außen mit einer Brause und leichtem Wasserdruck gereinigt. Dabei entfernt man den Schmutz nicht von jedem einzelnen Blatt, sondern vom Gesamtblock (Ordner oder Akte). Eine genauere Reinigung kann später erfolgen, wenn das Schriftgut seinen Weg von der Gefriertrocknung zurück ins Archiv findet und eine neue Verpackung erhalten wird. 

 

Sowohl das eben gereinigte als auch das 'nur' feuchte oder nasse Schriftgut landen bei der Verpackungsstation. Hier bilden die Teilnehmenden der Übung Stapel von maximal 15cm und stretchen diese, inklusive Beschriftung der enthaltenen Unterlagen, in Folie ein.

 

 

Die Folienpakete geben dem feuchten/nassen Schriftgut Stabilität und sollten nur Stücke desselben Formats enthalten: also keinen Ordner auf eine Mappe und darauf ein kleineres Heftchen legen. Für Bücher wählt man an der Stelle Mullbinden, damit sich das Ganze nicht verzieht. Die Pakete kommen in Boxen und werden auf Paletten zum Abtransport abgestellt. Für den Überblick wird auf einer Liste dokumentiert, welche Kiste mit welchem Inhalt auf welcher Palette gelandet ist. Je nach Schadensgröße wäre es denkbar, dass die Gefriertrocknung auf mehrere Dienstleister aufgeteilt werden muss. 

 

Der Tag war sehr aufschlussreich für uns alle. Das Notfallteam aus den jeweiligen Häusern wird sich in der kommenden Woche für eine Evaluation zusammensetzen. Die Übung hat uns gezeigt, an welchen Stellen die Abläufe wie von selbst vonstatten gehen und an welchen Punkten es Unsicherheiten und Verbesserungspotenzial gibt - genau so sollte das sein.

Außerdem haben sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus den verschiedenen Häusern kennenlernen können. Schon diese Vernetzung ist ein großer Zugewinn, denn der fachliche und kollegiale Austausch bringt uns alle voran, die wir täglich dieselben Aufgaben erledigen. 

 

Unser herzlichster Dank geht an das Team vom Militärarchiv. Es hat wunderbare Arbeit geleistet, sowohl in der Vorbereitung des Schadensszenarios als auch am Tag selbst mit der Verpflegung, der Koordination und den weiteren Programmpunkten (Archivalienschau, Führung durch ein Kartenmagazin, Präsentation des Notfallanhängers). 

Wir werden sicherlich noch einmal zusammenkommen, um den Ernstfall zu proben. Bis dahin hoffen wir, dass wir möglichst alle von einem echten Einsatz verschont bleiben.

 

Steckbrief zum Notfallverbund Freiburg

1. Bundesarchiv, Abteilung Militärarchiv
2. Erzbischöfliches Archiv Freiburg
3. Institut für Grenzgebiete der Psychologie und Psychohygiene e. V. (seit 08.04.2025)
4. Landesarchiv Baden-Württemberg, Abteilung Staatsarchiv Freiburg
5. Stadtarchiv Freiburg
6. Universitätsarchiv Freiburg
7. Zentrum für Populäre Kultur und Musik