Aktenzeichen - in Zeiten von KI wichtiger denn je!

Doch diese Überlegung übersieht die Tatsachen. Der von Vertretern dieser Meinung gerne als Ausrede verwendete Spruch „Wer aufräumt, ist nur faul zum Suchen“ verkennt, dass in Wahrheit das Aufräumen das Suchen nicht verhindert, sondern nur erleichtert – zumindest, wenn man den Suchbegriff auf das Herschaffen bzw. Beibringen einer Information oder auch eines Gegenstandes ausweitet. Wenn ich z. B. meinen Schlüssel brauche, dann setze ich eine Aktivität in Gang, um diesen zu holen (in der Datenbank starte ich eine Such-Funktion), und bin dabei viel schneller erfolgreich, wenn ich weiß, in welcher Schublade oder auf welchem Regal ich suchen muss, als wenn ich erstmal die halbe Wohnung auf den Kopf stellen muss. Und wenn ich nicht genau weiß, welchen Schlüssel ich brauche, dann habe ich es viel leichter, wenn ich in derselben Schublade fünf nebeneinander finde und so den richtigen auswählen kann, als wenn ich die Schlüssel im Haus verteilt habe und letztendlich nicht weiß, ob ich alle gefunden habe oder einer noch irgendwo schlummert...

 

In der Datenbanksuche – das wird keiner bestreiten – ist es natürlich einfacher, ein Stichwort in die Volltextsuche einzugeben (wie wir es in Google tun), als in der Attributensuche zu differenzieren, in welches Suchfeld ich mein Stichwort eintrage (Geschäftszeichen, Betreff, Adresse usw.). Aber die Volltextsuche bringt mir eine viel längere und unsortierte Trefferliste mit zum Teil Einträgen, die mich gar nicht interessieren, aber dennoch präsentiert werden, weil das Suchwort in irgendeinem Feld enthalten war.

 

Kurioserweise erlangen in IT-Fachkreisen die Begriffe „Struktur“ und „Ordnung“ seit einiger Zeit wieder vermehrt an Bedeutung, nämlich gerade im Zusammenhang mit der Künstlichen Intelligenz. Für diese ist Struktur nicht nur nicht überflüssig, sondern geradezu notwendig. Um sie zu schulen, muss man ihr „zeigen“, in welchem Bereich sie die Informationen „erlernen“ soll. Und da ist es viel effektiver, wenn man ihr als „Lehrmaterial“ kleinere Einheiten vorgeben kann, als wenn sie sich im großen Container alles aneignen muss, das meiste davon umsonst. Also lieber dünnere Fachbücher zum Büffeln geben, als das ganze zwölfbändige Lexikon...

 

In der Schriftgutverwaltung sorgen Aktenzeichen dafür, dass das Schriftgut nach einheitlichen Grundsätzen geordnet, registriert, abgelegt, und später auch ausgesondert werden kann. Was heute für Bürokräfte ein Wegweiser bei ihrer Arbeit ist, könnte also eines Tages auch der KI zunutze werden. So würde eine elektronische Unterrichtseinheit im Erzbischöflichen Ordinariat z. B. lauten: Dokumente mit Personalfall lege im Bereich 97* ab, wobei du Religionslehrer zu 97.6* schiebst und Priester zu 97.1*. Und wenn im Betreff des Schreibens das Wort ‹Orgel› erscheint, dann gehe zum Bestand 94.16.11*.

 

Eine strukturierte Ablage erweist sich aber auch in anderen Fachbereichen als sinnvoll, wie es das folgende, weniger alltägliche Beispiel aus der Musikwelt veranschaulichen soll:
Der österreichische Jurist und Historiker Ludwig Ritter von Köchel hat sich an die Herausforderung gewagt, sämtliche Werke von Wolfgang Amadeus Mozart chronologisch zu ordnen und mit Nummern zu versehen. Herausgekommen ist das weit verbreitete Köchelverzeichnis (KV), das mit einem der frühesten Klavierwerke des achtjährigen Komponisten beginnt (KV 1) und mit dem Requiem endet (KV 626). Köchels Vorgehen war gewagt, denn bereits zu seinen Lebzeiten sind weitere Werke Mozarts aufgetaucht, erst recht in späteren Jahren. Darüber hinaus waren auch manche Datierungen zu korrigieren, so dass mehrere Neuauflagen des Verzeichnisses erscheinen und an vielen Stellen Anhänge in die numerische Ordnung eingefügt werden mussten. Dadurch sah das Köchelverzeichnis 100 Jahre nach seinem Erscheinen so aufgebläht aus, wie es der folgende Ausschnitt von (ursprünglich) zehn Nummern exemplarisch zeigt: