Work in progress: Bestände online stellen
25.03.2024 |
Das EAF hat erst seit wenigen Jahren eine grobe Beständeübersicht auf der Homepage. Doch dabei soll es nicht bleiben: das noble Ziel lautet, die freigegebenen Erschließungsdaten online zur Verfügung zu stellen. Warum dauert es denn so lange?
Es würde nicht so lange dauern, wenn das EAF uneingeschränkte personelle und finanzielle Ressourcen hätte. Da dem nicht so ist (und für viele Archive ebenfalls nicht!), erstreckt sich die Erledigung mancher Aufgaben nunmal über einen deutlich längeren Zeitraum – ganz unabhängig davon, wie sehr man Dinge priorisiert, sich bemüht und das Ziel für sinnvoll erachtet. Wenn dann noch hinzukommt, dass für die Umsetzung mancher Aufgaben erst noch die nötigen Voraussetzungen geschaffen werden müssen und es mitunter komplexer wird als gedacht, dann rückt der zeitliche Horizont in weitere Ferne.
Wo stehen wir und was wollen wir umsetzen?
Aktuell sitzt eine Person (nebenbei) an der Umsetzung und arbeitet sich durch die Verzeichnungen zu den Bistümern vor 1827 - also vor der Gründung des Erzbistums Freiburg - durch. Pro Unterbestand soll es ein durchsuchbares Repertorium in Form einer PDF-Datei geben.
Aktuell sitzt eine Person (nebenbei) an der Umsetzung und arbeitet sich durch die Verzeichnungen zu den Bistümern vor 1827 - also vor der Gründung des Erzbistums Freiburg - durch. Pro Unterbestand soll es ein durchsuchbares Repertorium in Form einer PDF-Datei geben.
Das wäre das mittelfristige Ziel, aber nicht das endgültige, denn für die Nutzung und Sichtbarkeit unserer Bestände wäre eine Anbindung an größere Plattformen erstrebenswert. Auch dafür stellen die intern bereinigten, korrigierten und weitestgehend vereinheitlichten Verzeichnungsinformationen in den Excel-Dateien die Grundvoraussetzung dar. Zwar könnte man die Exporte aus dem eigenen AFIS direkt an Plattformen weitergeben, aber erstens fallen für die Datenaufbereitung durch den Dienstleister selbstverständlich Kosten an. Zweitens sollte man sich an der Stelle grundsätzlich fragen, ob die fachliche Kompetenz sowie die Kenntnis der eigenen Bestände so einfach „ausgelagert“ werden können.
Was gibt es denn konkret zu tun?
Pro Unterbestand werden die Verzeichnungsinformationen aus unserem AFIS in eine Excel-Datei exportiert. Diese ist dann in eher chaotischem Zustand und kann so nicht online gestellt werden. Wenn man die Aufgabe noch nicht selbst machen musste, kann man sich vermutlich nur schwerlich vorstellen, wie viele Einzelschritte nötig sind, um aus der ersten Exportdatei eine Version hinzubekommen, die man öffentlich bereitstellen will.
Pro Unterbestand werden die Verzeichnungsinformationen aus unserem AFIS in eine Excel-Datei exportiert. Diese ist dann in eher chaotischem Zustand und kann so nicht online gestellt werden. Wenn man die Aufgabe noch nicht selbst machen musste, kann man sich vermutlich nur schwerlich vorstellen, wie viele Einzelschritte nötig sind, um aus der ersten Exportdatei eine Version hinzubekommen, die man öffentlich bereitstellen will.
Im Folgenden gebe ich zur Veranschaulichung eine Auswahl meiner Arbeitsschritte in Text und Bild wieder:
- Export der Verzeichnungsinformation aus dem AFIS
In der Exportdatei landen alle möglichen Felder aus der Verzeichnungsmaske, auch leere oder solche, die mit Hashtags gefüllt sind. Damit die Übersicht auch eine Übersicht bleibt, kommen nur fünf oder sechs Verzeichnungsfelder in die finale PDF-Datei: die Signatur, die Rubrik (oder: Klassifikationsgruppe 1), ggf. die Pfarrei, der Titel, die Laufzeit und das „Enthält u. a.“-Feld.
- Format: Umbrüche und Trennzeichen müssen bearbeitet werden
Die Umbrüche würden bei der Umwandlung der Tabelle zur PDF-Datei zu viel Platz einnehmen. Auch Aufzählungen mit vorangestellten Bindestrichen werden entweder gelöscht oder durch Semikolon ersetzt, so beispielsweise häufig im "Enthält u. a."-Feld.
Das Programm Notepad++ ermöglicht es, Texte aus den einzelnen Spalten der Excel-Tabelle per Suche/Ersetzen zu bearbeiten. Die Vorgehensweise birgt jedoch die Gefahr, dass man auch mal einen Punkt an der falschen Stelle löscht, etwa bei "St." oder "Innozenz IV." Am Ende sollten beim Rückübertragen der Umarbeitungen in die Excel-Tabelle überprüft werden, ob sich nichts verschoben hat. Man will ja nicht die Verzeichnungsinformation aus Nr. 7 plötzlich in Nr. 9 vorfinden.
- Inhalt: Orthografie und abschließender Korrekturgang
Nach den vielen formalen Dingen, die Excel zum Leidwesen der Bearbeiterin nicht immer übernimmt, muss man sich noch dem Inhaltlichen widmen. Die PDF-Dateien sind durchsuchbar; das bedeutet, dass man sich vorab ein paar Gedanken über Formulierungen, Synonyme oder Schreibvarianten machen sollte.
Unter den Klassikern, der umzuändernden Wörter sind beispielsweise:
Ablaß > Ablass
Profeß > Profess
Frühmesstiftungen > Frühmessstiftungen
Mißverständnis > Missverständnis
Confirmation > Konfirmation
Profeß > Profess
Frühmesstiftungen > Frühmessstiftungen
Mißverständnis > Missverständnis
Confirmation > Konfirmation
Pachtcontract > Pachtvertrag
Erblehn > Erblehen
Erblehn > Erblehen
Franciscus > Franz
Die Vereinheitlichung soll begünstigen, dass überhaupt Treffer beim Durchsuchen der Datei gefunden werden. Gerade bei Eigennamen sollten Suchende aber unbedingt weitere Schreibweisen mitdenken. Auch bei bestimmten Phänomenen könnten noch andere (und inzwischen veraltete) Ausdrucksweisen in der Verzeichnung enthalten sein. Mitunter sind noch Titel aufgeführt, die man heute so nicht mehr vergeben würde, etwa wenn von "Vagabunden" die Rede ist.
Hiernach wird noch eine Sortierung festgelegt; in den meisten Fällen erscheint die Pfarrei am sinnvollsten. Es kann aber auch die Rubrik (Klassifikationsgruppe 1) oder die alphanumerische Ordnung nach der Signatur sein, zum Beispiel bei kleineren Unterbeständen zu Ehesachen zum Beispiel.
Die fertige, aber dank der guten Augen und sorgfältigen Lektüre der Kolleg:innen vermutlich nie "richtig" fertige Excel-Datei wird zum Abschluss in eine PDF-Datei umgewandelt und auf die Homepage hochgeladen.
Die Onlinestellung der Repertorien ist ein work in progress. Es lohnt sich für das EAF, die Zeit und Fleißarbeit zu investieren – dies aber nicht ohne den freundlichen Hinweis an alle Nutzenden, dass auch wir nicht das Unmögliche schaffen können. Wir bleiben aber dran!
Sarah Mammola
Nutzung
Hier geht es zu unserer Beständeübersicht und den ersten Repertorien zu einzelnen Unterbeständen.