Wir haben uns an die Vorteile des Internets gewöhnt und informieren uns - von überall aus - über alles - und sofort. Wozu braucht man noch ein Archiv, es gibt doch Wikipedia? Wozu braucht man noch ein Archiv, es gibt doch Wikipedia? Wenn Informationen digital sind und im Internet jederzeit zur Verfügung stehen, dann könnten die ganzen Papierstapel und Bücher eigentlich entsorgt werden. Spätestens nach einer Digitalisierung sind sie verzichtbar, nicht wahr? Im Folgenden finden Sie ein paar Denkanstöße, warum das nicht pauschal für das analoge Archivgut möglich ist. Indem ich allein auf unsere Kirchliche Archivordnung (KAO) verweise, wonach Archivgut unveräußerlich und auf Dauer zu erhalten ist, überzeuge ich vermutlich niemanden.
Bereits aus technischer Sicht gibt es zwei große Faktoren zu berücksichtigen: die Umsetzbarkeit und die gewaltigen Kosten für die Speicherung sowie Sicherung. Wir könnten das Papier höchstens dann entsorgen, wenn ausnahmslos alles digitalisiert, mit Metadaten erfasst, auf zwei getrennten Speichern gesichert und in einem Langzeitspeicherformat vorliegen würde – das alles für die kommenden Jahrhunderte, in allerbester Qualität und selbstverständlich unabhängig von der Lebensdauer einer Software oder einer Firma.
Für den Scan von Archivalien werden Buchscanner benutzt wie dieser hier
Die wichtigsten Punkte für die Umsetzung und Kostenkalkulation wären dabei:
Scanarbeit: es muss Leute geben, die nichts Anderes tun, als täglich Scans anzufertigen. Den Punkt kann man, isoliert betrachtet, an einen externen Dienstleister vergeben. Man muss sich aber fragen, ob das im Hinblick auf die nächstgenannten Punkte so sinnvoll ist, da eine Qualitätssicherung der Scans erfolgen muss und für die inhaltliche Prüfung auch Spezialwissen notwendig ist. • Anreicherung der Scans mit Metadaten und korrekte Ablage durch das Archivpersonal. Wieso mit Metadaten? Weil mehrere Tausend Dateien mit Namen wie „scer20ke23di0001.pdf“ niemandem nützen. Was heißt Ablage? Die Digitalisate müs-sen gesucht und gefunden werden können, daher müssen sie sinnvoll in Ordnerstrukturen und nach einer Systematik abgelegt werden. • Archivaliengattungen: Selbstredend funktioniert das Scannen nicht per Einzugsscanner, denn die Blätter haben keine gängigen DIN-A4 Formate. Gebundene Bücher, Fotos, Glasplatten, Karten, Tonbänder, Filme usw. haben wir auch noch. Gerade speziellere Formate erfordern eine besondere Ausrüstung und diese verursacht Mehrkosten. • Speicherformat: man muss sich Gedanken darüber machen, in welchem langlebigen Format eine digitale Datei gespeichert werden soll. Manche Formate gibt es nach einigen Jahren oder Jahrzehnten nicht mehr oder sie lassen sich nur mit Datenverlust öffnen. Das ist für ein Archiv keine Option, denn das Archivgut soll für die Ewigkeit erhalten bleiben. Wenn das analoge Original unter der Anfangsprämisse entsorgt worden wäre, wäre es umso fataler, wenn nun die digitale Version beschädigt oder nicht einsehbar beziehungsweise abhörbar ist. • Qualität: Hätten wir vor 20 Jahren Digitalisate anfertigen lassen, würden sie heute vermutlich qualitativ nicht mehr ausreichen (an schwarz/weiß Kopien stören sich schon manche). Wenn Sie nicht zoomen können, weil Sie dann nur große Pixelkleckse sehen, bringt Ihnen das Digitalisat herzlich wenig. • Speicherplatz: ein gigantischer Speicherplatz müsste Monat für Monat beim Rechenzentrum bezahlt werden und er würde stetig anwachsen. Eine Zweitsicherung muss ebenfalls passieren, da kein Rechenzentrum oder Cloudlösung für die Ewigkeit hält. Die Speicherkosten sind keine Einmalzahlung, sondern bleiben als Fixkosten; und der Kostenpunkt wird mit jedem Digitalisat größer. • Benutzung: entweder müsste eine Onlinestellung passieren, für die eine passende Plattform zu bezahlen ist, und es bräuchte eine Reihe von PCs, damit die nun digitalen Dokumente eingesehen werden können. Ein Rechtemanagement müsste damit einhergehen, damit nicht jeder alles sehen soll, sondern nur Zugriff auf die bestellten Unterlagen bekommt.
Die Digitalisierung beansprucht also deutlich mehr Archivpersonal, das mit der Digitalisierung vollkommen ausgelastet wäre, eine IT-Abteilung nur für uns sowie ein Rechenzentrum inklusive explodierender Kosten als absolutes Minimum. Eine Vergabe an externe Dienstleister ist nur für wenige der genannten Punkte sinnvoll, denn die Vor- und Nacharbeit bleibt Aufgabe des Archivpersonals - Digitalisierung ist nicht gleich Scannen. Die Laufzeit für die Umsetzung wäre des Weiteren sehr lange; bei unseren Mengen an Archivalien reden wir von mehreren Jahrzehnten. Entgegen mancher Projekte würde die Digitalisierung nicht nach einer überschaubaren Anzahl von Jahren ‚abgeschlossen‘ sein, sondern sie müsste intensiv begleitet und kontrolliert werden – und finanziert. Kurzum: das Archiv mit seinem mehrheitlich analogen Schriftgut bleibt die kostengünstigste Version.
Ein typischer Magazinraum mit Rollregalen
Ein Archiv beherbergt Vieles, was im Internet nicht präsent ist. Es ist aber nicht weniger wert, nur weil seine Reichweite gering ist. Die Archivalien haben einen rechtlichen, historischen und kulturellen Wert, den Sie vielleicht erahnen können, wenn Sie sich ein paar Stücke bei einer Archivführung angeschaut haben. Mit Blick auf die Nachwelt und die Nutzung der Archivalien sollte klar sein: es geht um weitaus mehr als die eigene Beschäftigungsdauer und das eigene Aufgabenfeld. Es geht um Informationsträger für verschiedenste Anliegen und authentische Zeugnisse über die Vergangenheit. Wenn Sie mal beeindruckt waren von historischen Fotos oder Filmaufnahmen im Fernsehen, dann bedenken Sie, dass dieses Material zumeist aus Archiven stammt. Sicherlich findet man manches davon inzwischen im Internet, aber im Grunde nur, weil sie analog existieren, solange erhalten geblieben sind und von jemandem ins Netz gestellt wurden. Das Allermeiste existiert noch nicht im Internet, Sie dürfen es also gerne bei uns entdecken.
Sarah Mammola gekürzte Version eines Beitrags, der im DIALOG Heft 2023/1 erstveröffentlicht wurde
